Der Leistungsträger - Blog

Heute möchte ich Sie mit dem Thema Remote-Onboarding inspirieren, und Ihnen praxiserprobt zeigen, wie Sie die ersten 30 Tagen in einem Notnagel–Job meistern:

  1. Was passiert, wenn Sie die offenen Fragen klären? Ein Erfahrungsbericht
  2. Wie können Sie den ersten Antrittstag auch online meisterhaft gestalten?
  3. Wie gelingt das Remote-Onboarding?

Aus diesem Artikel werden Sie eine Menge Praxistipps erhalten, was am Anfang wirklich zählt – getreu dem Motto: erstens kommt es anders und zweitens als man denkt. Oder auch: Vorbereitung ist die halbe Miete.

  1. Zur Vorgeschichte
  2. Die Ist-Situation
  3. Die Frage für heute
  4. Der konkrete Schritt für Schritt Plan
  5. Anwendung und Umsetzung
  6. Das Ergebnis: Was nimmt der Klient mit?
  7. Der praktische Tipp
  8. Fazit

Zur Vorgeschichte

Sie können sich noch an Uwe erinnern? Der neue CIO eines größeren Mittelständischen Unternehmens, der unter hohem inneren Druck einen Notnagel-Job angenommen hat und statt souverän zu sein nun noch mehr unter Druck geriet? Und wie er damit umging? Hier geht es zum Artikel.

Und wie er dann aus dem Notnagel-Job das Beste machte? Klicken Sie hier.

„Das hätte ich nie gedacht!“

Überrascht setzt sich Uwe aufrecht in seinen Sessel…

“Wenn ich all das schon früher gewusst hätte – ich wäre deutlich souveräner in der neuen beruflichen Herausforderung gestartet.“

Uwe, der neue CIO in einem größeren mittelständischen Unternehmen erscheint ein paar Wochen nach seinem ersten Tag im neuen Unternehmen zum nächsten Coaching- Termin.

Die Ist-Situation

Uwe hat nun seit ein paar Wochen seinen neuen Job angetreten. Ein Notnagel-Job, wie wir herausgefunden habe. Er übernimmt den CIO in einem größeren Mittelständischen Unternehmen.

Ein Erfahrungsbericht – Was ist aus den Hausaufgaben aus dem letzten Termin geworden?

Beim letzten Coaching-Termine war der Schwerpunkt offene Fragen klären und der erste Arbeitstag. Dazu gibt Uwe einen Erfahrungsbericht, was er konkret aus dem letzten Termin wie umgesetzt hat und welche Erfahrungen er gesammelt hat.

1. Offene Fragen klären

Es ging um 3 wichtige Fragen:

1. Welche Erwartungen hat der CEO an mich?
2. Weshalb hat das Unternehmen mich eingestellt?
3. Welche Kompetenzerwartungen hat der CEO an mich?

Was passiert, wenn ich Fakten nicht in Erfahrung bringe?

Ich hatte mir so wahnsinnig viele Gedanken darüber gemacht, und entsprechend meiner Vorstellungen agiert, Sie wissen ja, der innere Druck usw. Das hätte ich mir alles sparen können, wenn ich diese Fragen gestellt hätte.

Ich hatte ja gedacht, das meine Stelle – also der CIO – eine neu geschaffene Stelle sei, und das ist alles von Grund auf aufbauen sollte, aber das stimmte nicht.
Mein Vorgänger hatte das Handtuch geworfen und die Mannschaft war 4 – 5 Monate ohne Führung. Ich hatte also eine GRUNDSÄTZLICH ANDERE Voraussetzung, als ich angenommen habe.

Wie Sie die 3 offenen Fragen stellen können

Ich hatte ziemlich Schiss, diese 3 Fragen zu formulieren, aber letztlich habe ich mir ein Herz genommen und habe meinen CEO als erstes gefragt:

Weshalb haben Sie mich eingestellt?

Die Antwort hat mich überrascht: Sie haben im mir die FACHLICHE EXPERTISE gesehen, dass ich das – was die gerade brauchen –  schon mehrfach gemacht habe.
Darüber hinaus ist der CEO davon überzeugt, das ich weiß, was man KULTURELL wissen muss, also wie man Mitarbeiter in so schwierigen Situationen mitnehmen kann.
Außerdem ist der CEO davon überzeugt, das die Chemie stimme, was eines der wichtigsten Kriterien für ihn sei.

Als nächstes die Frage:

Welche Erwartungen haben Sie an mich?

Ich dachte erst, das dies eine eher unverschämte Frage ist, aber mein Chef antwortete ganz ruhig und souverän:
Ich soll Business-Partner sein, mit eigenen Vorstellungen und Ideen. Ich soll GESTALTER, statt Abarbeiter sein. Also ein Partner auf Augenhöhe, das hat er noch mal deutlich betont.

Und dann als dritte Frage:

Welche Kompetenzerwartung haben Sie an mich?

Es hat sich gezeigt, dass in den letzten Jahren sehr viel Wechsel und Fluktuation im Unternehmen stattgefunden hat. Selbst mein CEO ist erst seit knapp 2 Jahren da. Viele haben das Handtuch geworfen, andere wurden gefeuert.
Der CEO hat die Hoffnung, dass ich Ruhe in den Laden bringe und Kraft meiner Erfahrungen in meinem Bereich das Zepter in die Hand nehme und die Mannschaft zu guten Ergebnissen führe.

Was passiert, wenn Sie die Antworten auf die 3 wichtigen Fragen erhalten?

Ich fragte Uwe, wie es ihm ging, nachdem er die Antworten gehört hatte.

Ich war total entlastet.

Ich hatte ja immer im Kopf, was ich wohl alles tun MUSS, dachte ich solle deren Wünsche abarbeiten und hatte ehrlich gesagt keine Ahnung wie ich das anstellen sollte.

In den Vorstellungsgesprächen drehte es sich immer  eher um fachliche Themen. Die Fragen zu Rolle, Erwartungen und das zwischenmenschliche hatte ich weggelassen und so habe ich mich freiwillig in eine reaktive Rolle gedrängt und auch drängen lassen. Sie wissen ja, wie gut ich darin bin mir inneren Druck zu machen.

ZwischenFazit Nr.1:
Vorbereitung ist die halbe Miete.

Diese 3 Fragen sind keine unverschämten Fragen, sondern absolut notwendig um einen Guten Star in einem Unternehmen zu haben. – oder eben von vornherein die Finger davon weg zu lassen.

Ich habe festgestellt, dass diese 3 offenen Fragen tatsächlich die wichtigsten Fragen sind, die man dem neuen Unternehmen vor der Zusage stellen sollte. Das hat sich wirklich als sinnvoll herausgestellt.

Wenn ICH DAS VOR meiner Unterschrift gewusst hätte bzw. erfragt hätte, wäre ich ganz anders mit der Situation umgegangen – und zwar deutlich souveräner.

Zwischenfazit Nr. 2:
Klarheit sorgt für mehr Souveränität

Ich fühle mich jetzt gestärkt, gesehen, wertgeschätzt und sofort kommen mir Ideen, die ich einsetzen will. Aktuell finde ich diesen Notnagel-Job gar nicht so schlecht. Oder besser gesagt: Ich finde deutlich mehr Anknüpfungspunkte, wo ich etwas anpacken kann.

Darüber hinaus fühle ich mich stärker, und stabiler, so habe ich jetzt auch den Mut gefunden, bei Vorschlägen, die ich unsinnig finde, schnell zu formulieren: So nicht – eben wirklich in der Rolle als Gestalter aufzutreten.

Uwe hat wieder diese angenehme souveräne Ausstrahlung. Vertrauenserweckend, mitreißend, und überzeugt von sich und seinem Tun. Ohne jetzt wie ein Gockel oder Pfau zu sein. Ich spiegelt ihm diese Wirkung – er lächelte zufrieden.

2. Der erste Arbeitstag

Dann hatten wir ja über den ersten Tag gesprochen – fuhr er fort. Da möchte ich auch gerne meine Erfahrungen berichten:

Wenn der erste Arbeitstag und die Antrittsrede Online stattfinden müssen.

Letztlich wurde deutlich, dass ich am ersten Tag einen Remote-Einstieg hinbekommen muss.
Der CEO kam nicht nach Europa. Ein Treffen vor Ort war nicht machbar.
Kurzerhand habe ich ein ca. 1 – 2 minütiges Video von mir aufgenommen.

Hier habe ich mich als Mensch und Persönlichkeit gezeigt und etwas von meinen Werten und Vorstellungen formuliert. Eben was man so in der kurzen Zeit hinbekommen kann. Da habe ich mich ziemlich an Ihren Ideen aus Ihrem Führungsbuch orientiert.
Ich habe es extra ganz hands-on gestaltet. Mit dem Handy aufgenommen.

Mein Ziel war: das sollte für den ersten Tag sein – quasi meine Antrittsrede. Und es sollte für alle im Unternehmen sein – egal ob meine Mitarbeiter, Kollegen, egal an welchem Standort.

Ich war schon ziemlich nervös, Ich hatte sowas noch nie gemacht und ich fragte mich: war es professionell genug? Entsprach es den Erwartungen?
Die Reaktion war der Hammer.

Wie die Antrittsrede durch ein 1 – 2-minütiges Video ersetzt wird.

ALLE im Unternehmen haben sich das Video angeschaut. Ich habe super angenehmes Feedback erhalten.

Zusammenfassend kann ich sagen:

  • Ich habe in kürzester Zeit einen persönlichen Eindruck von mir hinterlassen.
  • Ich bin für JEDERMANN sichtbar geworden.
  • Ich habe eine Einstiegsbrücke geschaffen für eine weitere Kommunikation.
  • Ich habe sowohl Willkommensgrüße als auch zahllose Einladungen für ein persönliches Gespräch erhalten.

Ich glaube das Zentrale dabei war, das ich mich als Mensch und Persönlichkeit mit meinen grundsätzlichen Zielen und Werten gezeigt habe, statt über die professionelle CIO-Rolle. Damit bin ich „greifbar“ und „nahbar“ rübergekommen, ein C-Level- zum Anfassen.

Wie Sie die Basis für die nächsten Remote-Mitarbeitergespräche legen.

Das war dann die Grundlage für die nächsten Einzelgespräche mit meinen Mitarbeitern, Kollegen etc.

Fazit: Ich hätte niemals geglaubt, dass diese 1 – 2 Minuten eine so wertvolle Wirkung zeigen können.

Wie Sie aus dem Online-Einstieg in einen Notnagel-Job das Beste rausholen können.

Allein durch diese beiden Maßnahmen:
Offene Fragen klären und Antrittsrede als 1 – 2 Minuten persönliches Video haben ich soviel Auftrieb erfahren, dass ich Lust auf diesen Job habe. Klar es ist immer noch ein Experiment, aber die Energie zu gestalten ist geweckt und auch der Mut souveräner aufzutreten.

Ich bin einfach überrascht, wie ich mir doch mit vergleichsweise einfachen Maßnahmen, das Leben deutlich leichter machen kann.

Was ist die konkrete Frage für heute?

Wie gestalte ich das Remote Onboarding?

Durch die aktuelle Situation ist mir noch mal bewusst geworden, dass ich ein Offline-Mensch bin. Ich war ein paar Tage vor meinen ersten Arbeitstag an einem Standort um den Mitarbeiterausweis und mein Firmenlaptop zu holen.
Da habe ich ein paar Mitarbeiter getroffen, habe Small talk gehalten, nichts Weltbewegendes, aber diese Situation hat mich glücklich gemacht, ich fühlte mich zugehörig.
Das zeigt mir: Ich bin ein Beziehungsmensch, ich liebe den präsenten und persönlichen Kontakt daher frage ich mich:

Wie mache ich all das, was ich vorhabe, online?

Es ist ein neues Unternehmen, mit einer neuen Atmosphäre, mit neuen Mitarbeitern, Kollegen, an diversen Standorten. Mein Arbeitsort ist zuhause und dank Corona ist mein Arbeitsort noch mal Corona.

Home-Office ist so gar nicht mein Wunscharbeitsumfeld. Ich mag soziale Kontakte, die Gespräche in der Kaffeeküche, die Begegnung in der Kantine.

Dann werde ich jetzt schon mit Terminen zugebucht. Jeder stellt mir Termine ein. Ich hetzte von einem Online-Meeting zum nächsten. Das schlaucht enorm.

Wenn ich nun merke, dass meine Stärke „PRÄSENZ“ ist, dies aber aktuell nicht geht, wie mache ich dann all das, was ich vorhabe online? Und vor allen Dingen, wie gelingt das Remote-Onboarding?

Der konkrete Schritt für Schritt Plan

Ich überlege einen Moment, wie ich jetzt am besten vorgehe.

  1. Bei Uwe habe ich die positive Erfahrung gemacht, dass er reflexionsstark ist.
  2. Ebenfalls habe ich gemerkt, dass Uwe nur einen kleinen Anstupser braucht, den Rest erledigt der MACHERORIENTIERTE CIO selbst.
  3. Meine Idee ist, ihn wegzuführen von dem Gegensatz ONLINE VERSUS OFFLINE, sondern etwas VERBINDENDES, etwas Grundsätzliches zu finden, was für beide Situationen gilt.
  4. Daher werde ich mit ihm diverse „gute“ Situationen durchgehen und gemeinsam mit ihm überlegen, wie er das GUTE auch online umsetzen kann.

Ich bin selbst sehr gespannt, wie diese Experiment wirkt.

Anwendung und Umsetzung

Uwe beschreiben Sie mir doch mal – aus früheren Unternehmen – ein paar „PRÄSENZ“-Situationen, die Ihnen gefallen haben, und wo Sie merkten, das dies ihre Stärke ist und Sie damit Wirkung auf Ihre Mitarbeiter  oder Kollegen haben.

Uwe überlegt eine Weile und formuliert dann ein Beispiel. Er beschreibt in aller Ausführlichkeit das Treffen beim neuen Unternehmen, als er das Firmenlaptop und den Mitarbeiterausweis abholte, sowie die ersten Mitarbeiter kennenlernte.

Die Stärken im Offline-Kontakt

Ihre Stärke ist also:

  1. Sie können schnell eine persönliche Beziehung herstellen – eine gute Atmosphäre entstehen lassen – dabei fokussieren Sie sich sehr auf das Körpersprache und den Tonfall Ihres Gegenübers – Sie können quasi Ihr Gegenüber „Lesen“.
  2. Sie führen durch Fragen.
  3. Sie strukturieren das Gespräch mit einem klaren Anfang und einem klaren Ende und einer To Do „Liste“.

Wie können Sie Ihre Stärke auf einen Online–Kontakt übertragen?

  1. Mir ist klar, dass ich im 2er Kontakt gut bin. Ich werde also Einzelgespräche nutzen. Mindestens am Anfang.
  2. Dabei werde ich darauf achten, dass BEIDE die Kamera einschalten – dann sehe ich sofort, wie mein Gegenüber auf meine Worte reagiert.
  3. An einem ruhigen Ort – sprich ICH sorge dafür, dass ich dann im Home Office in einem abgeschlossenen Raum sitze und die Tür zu ist. Damit ich nicht ungebetene Störungen erlebe, die mich ablenken.
  4. Fragen stellen, das Gespräch strukturieren, am Ende eine Zusammenfassung durch mich oder jemand anders, das sollte online genauso gut funktionieren wie offline.
  5. Aber: Ich habe noch keine Idee, wie ich das mit der Chemie hinbekommen soll…

Wie kann ich die CHEMIE in einem Online-Meeting herstellen?

Uwe ist im ersten Moment mürrisch. „Das geht nicht online. Da „spüre ich den anderen nicht.“ Diese Chemie geht doch am Bildschirm nicht…“

Es ergibt sich eine kleine Diskussion:

Uwe, in meiner Arbeit als SparringsPartnerin für C-Levels mache ich in den letzten Monaten die Erfahrung, days man auch Online EMPATHIE aufbauen kann. Viele meiner Coachings machen ich ja online. Und im Coaching müssen wir eine tiefe Ebene erreichen, damit die Ergebnisse nachhaltig sind. Ich werde evtl. zu einem späteren Zeitpunkt ausführlicher darüber sprechen, aber soviel in aller Kürze:

  1. Empathie kann ich auch online aufbauen.
  2. Fangen Sie das Meeting pünktlich an. Achten Sie für sich selbst darauf, dass Sie mindestens 5 Minuten vorher FREI sind, sprich nicht von einer Online-Schaltung in die nächste springen müssen. Empfehlen Sie dies auch Ihren Gesprächsteilnehmern.
  3. Beginnen Sie mit einem Onboarding. Sprich kalkulieren Sie 1 – 2 Minuten für das ANKOMMEN in jedem Meeting ein. Auch wenn das Meeting nur 30 Minuten dauert. Das kann sogar eine einleitende Frage sein: Wie geht’s Ihnen? Bitte meinen Sie die Frage ernst bzw. seien Sie an der Antwort interessiert.
    In dieser kurzen Zeit stellen Sie die Beziehungsebene zwischen sich und dem Gesprächspartner her. Sollten es mehrere Leute in der Runde sein, dann blocken Sie ca. 5 Minuten für dieses „Einrollen“, wie ich es nenne.
  4. Sie werden feststellen, je besser die Beziehungsebene stimmt, die Gesprächspartner miteinander „warm“ geworden sind, sich aufeinander eingeschwungen haben, um so leichter können Sie – selbst schwierige – Gespräche später führen.

Das Ergebnis

Was nimmt der Klient mit? Remote-Onboarding

Uwe formuliert: Ihre Hypothese – meine Stärken aus der Offline-Welt kann ich auch auf die Online-Welt übertragen gefällt mir. Das ist ein neuer Gedanken, der sich eher an Möglichkeiten, als an Hindernissen orientiert.

Das bedeutet dann auch, wie ich einen passenden  Weg finden meine Stärken im Online-Meeting zu übertragen kann.

Ich habe festgestellt, dass ich gut Beziehungen aufbauen kann.
Über Fragen, über strukturierte Gespräche

Und gerade am Anfang einer Begegnung, indem ich eine gute Atmosphäre herstelle über Blickkontakt, Small Talk… Sie haben mir einen Weg aufgezeigt, wie genau das auch online geht.

Das werde ich auf jeden Fall mal ausprobieren.

Wie aus einem Abwehrmechanismus ein Lösungsweg werden kann.

Was mir recht gut gefällt: Ich hatte ja schon einen Abwehrmechanismus entwickelt, weil ich einfach die Online-Welt nicht so mag. Ich suchte eigentlich eher Argumente, wie ich all dem entfliehen kann und habe immer mehr Hürden aufgebaut, dass das eben nicht geht.

Leider ist aktuell die Situation, wie sie eben ist: Ein Kontakt ist nur online möglich. Und ich MUSS EINEN WEG für das Remote-Onboarding finden, ob ich will oder nicht.

Sie haben die Brücke gebaut, dass ich etwas, was gut in der Offline-Welt funktioniert, in die Online-Welt übertrage. Ich wende also ein funktionierendes Prinzip an. Ich muss nicht Neues lernen, nur Bewährtes anpassen.

Und genau dieser Weg hilft mir, bzw. macht es mir leichter, das einfach mal verstärkt auszuprobieren.

Der praktische Tipp

Kennen Sie das auch, dass Sie lieber offline agieren, aber – aus welchem Grunde auch immer – auf die Online-Welt angewiesen sind? Dass Sie noch ganz neu im Unternehmen sind, die Leute nicht so kennen und einen Weg finden müssen, wie Sie Ihr Remote-Onboarding gestalten, dann können Sie folgendes tun.

  1. Finden Sie heraus, wo Ihre Stärken in Präsenz-Meetings sind.
  2. Vielleicht auch in der Beziehungsgestaltung.
  3. Finden Sie einen Weg Ihre Stärken aus der Offline-Welt in die Online-Welt zu übertragen.
  4. Reduzieren Sie Störungen in Ihrem Umfeld, achten Sie auf gute Rahmenbedingungen wie z.B. ausreichend Zeit für ein Meeting. Ein abgeschlossener Raum, Technik, die funktioniert.
  5. Achten Sie darauf, dass am Anfang nicht alles perfekt laufen muss. Es geht darum, dass Sie als MENSCH in der neuen Rolle, in dem neuen Unternehmen und Umfeld ankommen. Seien Sie menschlich und stimmig.  Die professionelle Rolle kommt dann von ganz alleine.

Fazit

Sie erinnern sich noch an den Anfang des heutigen Termins, als Uwe  seinen Erfahrungsbericht startet mit den Worten „Das hätte ich nie gedacht!“ – “Wenn ich all das schon früher gewusst hätte – ich wäre deutlich souveräner in der neuen beruflichen Herausforderung gestartet.“

Jetzt ist er noch einen Schritt weiter, er weiß, wie er seine guten Erfahrungen aus der Offline-Welt in den Remote-Onboarding Prozess einbauen kann.

Beim nächsten Mal, werden wir uns anschauen, wie Uwe wesentliche Stolperfallen am Anfang vermeiden kann. Wenn Sie wissen wollen, wie auch Sie Knackpunkte im Vorfeld erkennen und wie Sie Fettnäpfe umschiffen können, dann lesen Sie unbedingt mit.

Sie hören lieber?

Hier geht es zur passenden Podcast-Folge:
Online-Onboarding: Die ersten 30 Tage in neuem Notnagel-Job – ein Erfahrungsbericht | NEU ALS CHEF #38

Herzliche Grüße

Gudrun Happich

Gudrun Happich

Bildquelle: Depositphotos #86985192  ©qoncept

Executive-Coach Gudrun Happich schreibt auch bei

CIO
Harvard Business Manager