Remote-Onboarding: Ein Erfahrungsbericht

Egal, ob von Remote-, Online-, virtuelles oder digitalem Onboarding die Rede ist: Gemeint ist immer dasselbe – ein Jobeinstieg, bei dem es mit der digitalen Distanz umzugehen gilt. Für viele Top-Manager, die Ihre Stärken in der Offline-Welt verorten, ist das eine gehörige Herausforderung. Auch Uwe, einer meiner Klienten, gehört zu diesen Führungskräften.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie

• von Uwes ersten Remote-Onboarding-Erfahrungen profitieren,
• das virtuelle Onboarding gestalten können,
• digitales Onboarding erfolgreich umsetzen und
• die typischen Fallstricke des Online-Onboardings überwinden.

Unerwartetes Remote-Onboarding: Uwes Jobeinstieg

Uwe ist der neue CIO eines größeren mittelständischen Unternehmens, der unter hohem innerem Druck einen Notnagel-Job angenommen hat und statt souverän zu sein nun noch mehr unter Druck geriet. Er befindet sich schon seit einiger Zeit bei mir im Führungskräfte-Coaching. Heute schauen wir uns seinen ersten Arbeitstag genauer an – und Uwe berichtet aus erster Hand.

Geht auch remote: offene Fragen klären

Bevor wir in Uwes ersten Arbeitstag einsteigen, frage ich ihn nach den drei offenen Fragen, die er im Anschluss an unser letztes Coaching klären wollte. So viel vorweg: Diese 3 Fragen sind keine unverschämten Fragen, sondern absolut notwendig, um einen guten Start in einem Unternehmen zu haben – oder eben von vornherein die Finger davon weg zu lassen.

Ich habe festgestellt, dass diese 3 offenen Fragen tatsächlich die wichtigsten Fragen sind, die man dem neuen Unternehmen vor der Zusage stellen sollte. Das hat sich wirklich als sinnvoll herausgestellt.

1.) Welche Erwartungen hat der CEO an mich?

Ich dachte erst, dass dies eine eher unverschämte Frage ist, aber mein Chef antwortete ganz ruhig und souverän: Ich soll Business-Partner sein, mit eigenen Vorstellungen und Ideen. Ich soll GESTALTER, statt Abarbeiter sein. Also ein Partner auf Augenhöhe, das hat er noch mal deutlich betont.

2.) Weshalb hat das Unternehmen mich eingestellt?

Die Antwort hat mich überrascht: Sie haben im mir die FACHLICHE EXPERTISE gesehen, dass ich das – was die gerade brauchen – schon mehrfach gemacht habe. Darüber hinaus ist der CEO davon überzeugt, dass ich weiß, was man KULTURELL wissen muss, also wie man Mitarbeiter in so schwierigen Situationen mitnehmen kann. Außerdem ist der CEO davon überzeugt, das die Chemie stimme, was eines der wichtigsten Kriterien für ihn sei.

3.) Welche Kompetenzerwartungen hat der CEO an mich?

Es hat sich gezeigt, dass in den letzten Jahren sehr viel Wechsel und Fluktuation im Unternehmen stattgefunden hat. Selbst mein CEO ist erst seit knapp 2 Jahren da. Viele haben das Handtuch geworfen, andere wurden gefeuert. Der CEO hat die Hoffnung, dass ich Ruhe in den Laden bringe und Kraft meiner Erfahrungen in meinem Bereich das Zepter in die Hand nehme und die Mannschaft zu guten Ergebnissen führe.

Online-Onboarding: Was Sie aus Uwes erstem Arbeitstag lernen können

Schnell wurde deutlich, dass ich am ersten Tag einen Remote-Einstieg hinbekommen muss. Der CEO kam nicht nach Europa. Ein Treffen vor Ort war nicht machbar. Kurzerhand habe ich ein ca. 1 – 2-minütiges Video von mir aufgenommen. Hier habe ich mich als Mensch und Persönlichkeit gezeigt und etwas von meinen Werten und Vorstellungen formuliert. Eben was man so in der kurzen Zeit hinbekommen kann. Da habe ich mich ziemlich an Ihren Ideen aus Ihrem Führungsbuch orientiert.
Ich habe es extra ganz hands-on gestaltet. Mit dem Handy aufgenommen.

Mein Ziel war: Das sollte für den ersten Tag sein – quasi meine Antrittsrede. Und es sollte für alle im Unternehmen sein – egal ob meine Mitarbeiter, Kollegen, egal an welchem Standort.

Ich war schon ziemlich nervös, Ich hatte so was noch nie gemacht und ich fragte mich: War es professionell genug? Entsprach es den Erwartungen?
Die Reaktion war der Hammer.

Wie die Antrittsrede durch ein 1 – 2-minütiges Video ersetzt wird

ALLE im Unternehmen haben sich das Video angeschaut. Ich habe super angenehmes Feedback erhalten.

Zusammenfassend kann ich sagen:

• Ich habe in kürzester Zeit einen persönlichen Eindruck von mir hinterlassen.
• Ich bin für JEDERMANN sichtbar geworden.
• Ich habe eine Einstiegsbrücke geschaffen für eine weitere Kommunikation.
• Ich habe sowohl Willkommensgrüße als auch zahllose Einladungen für ein persönliches Gespräch erhalten.

Ich glaube das Zentrale dabei war, dass ich mich als Mensch und Persönlichkeit mit meinen grundsätzlichen Zielen und Werten gezeigt habe, statt über die professionelle CIO-Rolle. Damit bin ich „greifbar“ und „nahbar“ rübergekommen, ein C-Level- zum Anfassen.

Wie Sie die Basis für die nächsten Remote-Mitarbeitergespräche legen

Das war dann die Grundlage für die nächsten Einzelgespräche mit meinen Mitarbeitern, Kollegen etc.

Fazit: Ich hätte niemals geglaubt, dass diese 1 – 2 Minuten eine so wertvolle Wirkung zeigen können.

Wie Sie aus dem Online-Einstieg in einen Notnagel-Job das Beste rausholen können

Allein durch zwei Maßnahmen – offene Fragen klären und Antrittsrede als 1 – 2-minütiges persönliches Video – habe ich soviel Auftrieb erfahren, dass ich Lust auf diesen Job habe. Klar, es ist immer noch ein Experiment, aber die Energie zu gestalten ist geweckt und auch der Mut souveräner aufzutreten.

Ich bin einfach überrascht, wie ich mir doch mit vergleichsweise einfachen Maßnahmen, das Leben deutlich leichter machen kann.

Wie gestalte ich das virtuelle Onboarding?

Durch die aktuelle Situation ist mir noch mal bewusst geworden, dass ich ein Offline-Mensch bin. Ich war ein paar Tage vor meinen ersten Arbeitstag an einem Standort, um den Mitarbeiterausweis und mein Firmenlaptop zu holen.
Da habe ich ein paar Mitarbeiter getroffen, habe Small-Talk gehalten, nichts Weltbewegendes, aber diese Situation hat mich glücklich gemacht, ich fühlte mich zugehörig.
Das zeigt mir: Ich bin ein Beziehungsmensch, ich liebe den präsenten und persönlichen Kontakt daher frage ich mich: Wie mache ich all das, was ich vorhabe, online?
Es ist ein neues Unternehmen, mit einer neuen Atmosphäre, mit neuen Mitarbeitern, Kollegen, an diversen Standorten. Mein Arbeitsort ist – auch dank Corona – zuhause.

Home-Office ist so gar nicht mein Wunscharbeitsumfeld. Ich mag soziale Kontakte, die Gespräche in der Kaffeeküche, die Begegnung in der Kantine.

Dann werde ich jetzt schon mit Terminen zugebucht. Jeder stellt mir Termine ein. Ich hetzte von einem Online-Meeting zum nächsten. Das schlaucht enorm.

Wenn ich nun merke, dass meine Stärke „PRÄSENZ“ ist, dies aber aktuell nicht geht, wie mache ich dann all das, was ich vorhabe online? Und vor allen Dingen, wie gelingt das Remote-Onboarding?

Der konkrete Schritt für Schritt Plan

Ich überlege einen Moment, wie ich jetzt am besten vorgehe.

1. Bei Uwe habe ich die positive Erfahrung gemacht, dass er reflexionsstark ist.
2. Ebenfalls habe ich gemerkt, dass Uwe nur einen kleinen Anstupser braucht, den Rest erledigt der MACHERORIENTIERTE CIO selbst.
3. Meine Idee ist, ihn wegzuführen von dem Gegensatz ONLINE VERSUS OFFLINE, sondern etwas VERBINDENDES, etwas Grundsätzliches zu finden, was für beide Situationen gilt.
4. Daher werde ich mit ihm diverse „gute“ Situationen durchgehen und gemeinsam mit ihm überlegen, wie er das GUTE auch online umsetzen kann.

Ich bin selbst sehr gespannt, wie dieses Experiment wirkt.

Remote-Onboarding: Anwendung und Umsetzung

Uwe beschreiben Sie mir doch mal – aus früheren Unternehmen – ein paar „PRÄSENZ“-Situationen, die Ihnen gefallen haben, und wo Sie merkten, dass dies Ihre Stärke ist und Sie damit Wirkung auf Ihre Mitarbeiter oder Kollegen haben.

Uwe überlegt eine Weile und formuliert dann ein Beispiel. Er beschreibt in aller Ausführlichkeit das Treffen beim neuen Unternehmen, als er das Firmenlaptop und den Mitarbeiterausweis abholte sowie die ersten Mitarbeiter kennenlernte.

Die Stärken im Offline-Kontakt

Ihre Stärken sind also:

1. Sie können schnell eine persönliche Beziehung herstellen – eine gute Atmosphäre entstehen lassen. Dabei fokussieren Sie sich sehr auf die Körpersprache und den Tonfall Ihres Gegenübers – Sie können quasi Ihr Gegenüber „Lesen“.
2. Sie führen durch Fragen.
3. Sie strukturieren das Gespräch mit einem klaren Anfang und einem klaren Ende und einer To Do „Liste“.

Wie können Sie Ihre Stärke auf einen Online–Kontakt übertragen?

1. Mir ist klar, dass ich im 2er Kontakt gut bin. Ich werde also Einzelgespräche nutzen. Mindestens am Anfang.
2. Dabei werde ich darauf achten, dass BEIDE die Kamera einschalten – dann sehe ich sofort, wie mein Gegenüber auf meine Worte reagiert.
3. An einem ruhigen Ort – sprich ICH sorge dafür, dass ich dann im Home-Office in einem abgeschlossenen Raum sitze und die Tür zu ist. Damit ich nicht ungebetene Störungen erlebe, die mich ablenken.
4. Fragen stellen, das Gespräch strukturieren, am Ende eine Zusammenfassung durch mich oder jemand anders, das sollte online genauso gut funktionieren wie offline.
5. Aber: Ich habe noch keine Idee, wie ich das mit der Chemie hinbekommen soll…

Wie kann ich die CHEMIE in einem Online-Meeting herstellen?

Uwe ist im ersten Moment mürrisch. „Das geht nicht online. Da „spüre ich den anderen nicht.“ Diese Chemie geht doch am Bildschirm nicht…“

Es ergibt sich eine kleine Diskussion:

„Uwe, in meiner Arbeit als SparringsPartnerin für C-Levels mache ich in den letzten Monaten die Erfahrung, dass man auch Online EMPATHIE aufbauen kann. Viele meiner Coachings machen ich ja online. Und im Coaching müssen wir eine tiefe Ebene erreichen, damit die Ergebnisse nachhaltig sind. Ich werde evtl. zu einem späteren Zeitpunkt ausführlicher darüber sprechen, aber soviel in aller Kürze:

1. Empathie kann ich auch online aufbauen.
2. Fangen Sie das Meeting pünktlich an. Achten Sie für sich selbst darauf, dass Sie mindestens 5 Minuten vorher FREI sind, sprich nicht von einer Online-Schaltung in die nächste springen müssen. Empfehlen Sie dies auch Ihren Gesprächsteilnehmern.
3. Beginnen Sie mit einem virtuellen Onboarding. Sprich kalkulieren Sie 1 – 2 Minuten für das ANKOMMEN in jedem Meeting ein. Auch wenn das Meeting nur 30 Minuten dauert. Das kann sogar eine einleitende Frage sein: Wie geht’s Ihnen? Bitte meinen Sie die Frage ernst bzw. seien Sie an der Antwort interessiert.
   In dieser kurzen Zeit stellen Sie die Beziehungsebene zwischen sich und dem Gesprächspartner her. Sollten es mehrere Leute in der Runde sein, dann blocken Sie ca. 5 Minuten für dieses „Einrollen“, wie ich es nenne.
4. Sie werden feststellen, je besser die Beziehungsebene stimmt, die Gesprächspartner miteinander „warm“ geworden sind, sich aufeinander eingeschwungen haben, um so leichter können Sie – selbst schwierige – Gespräche später führen.

So überwinden Sie die Fallstricke des Online-Onboarding

Uwe formuliert: Ihre Hypothese – meine Stärken aus der Offline-Welt kann ich auch auf die Online-Welt übertragen – gefällt mir. Das ist ein neuer Gedanken, der sich eher an Möglichkeiten, als an Hindernissen orientiert. Das bedeutet dann auch, einen passenden Weg zu finden meine Stärken auf Online-Meetings zu übertragen.

Ich habe festgestellt, dass ich gut Beziehungen aufbauen kann. Über Fragen und über strukturierte Gespräche. Und gerade am Anfang einer Begegnung, indem ich eine gute Atmosphäre herstelle über Blickkontakt, Small Talk… Sie haben mir einen Weg aufgezeigt, wie genau das auch online geht. Das werde ich auf jeden Fall mal ausprobieren.

Wie aus einem Abwehrmechanismus ein Lösungsweg werden kann

Was mir recht gut gefällt: Ich hatte ja schon einen Abwehrmechanismus entwickelt, weil ich einfach die Online-Welt nicht so mag. Ich suchte eigentlich eher Argumente, wie ich all dem entfliehen kann und habe immer mehr Hürden aufgebaut, dass das eben nicht geht.

Leider ist aktuell die Situation, wie sie eben ist: Ein Kontakt ist nur online möglich. Und ich MUSS EINEN WEG für das Remote-Onboarding finden, ob ich will oder nicht.

Sie haben die Brücke gebaut, mit der ich alles, was gut in der Offline-Welt funktioniert, in die Online-Welt übertrage. Ich wende also ein funktionierendes Prinzip an. Ich muss nicht Neues lernen, nur Bewährtes anpassen.

Und genau dieser Weg hilft mir, bzw. macht es mir leichter, das einfach mal verstärkt auszuprobieren.

Fazit: Tipps für das digitale Onboarding

Kennen Sie das auch, dass Sie lieber offline agieren, aber – aus welchem Grunde auch immer – auf die Online-Welt angewiesen sind? Dass Sie noch ganz neu im Unternehmen sind, die Leute nicht so kennen und einen Weg finden müssen, wie Sie Ihr Remote-Onboarding gestalten? Dann können Sie folgendes tun.

1. Finden Sie heraus, wo Ihre Stärken in Präsenz-Meetings sind.
2. Vielleicht auch in der Beziehungsgestaltung.
3. Finden Sie einen Weg Ihre Stärken aus der Offline-Welt in die Online-Welt zu übertragen.
4. Reduzieren Sie Störungen in Ihrem Umfeld, achten Sie auf gute Rahmenbedingungen wie z.B. ausreichend Zeit für ein Meeting. Ein abgeschlossener Raum, Technik, die funktioniert.
5. Achten Sie darauf, dass am Anfang nicht alles perfekt laufen muss. Es geht darum, dass Sie als MENSCH in der neuen Rolle, in dem neuen Unternehmen und Umfeld ankommen. Seien Sie menschlich und stimmig. Die professionelle Rolle kommt dann von ganz alleine.

Sie hören lieber?

Hier geht es zur passenden Podcast-Folge:
Online-Onboarding: Die ersten 30 Tage in neuem Notnagel-Job – ein Erfahrungsbericht | NEU ALS CHEF #38

Herzliche Grüße

Gudrun Happich

PS: Sie müssen ebenfalls ein Remote-Onboarding auf die Beine stellen? Und das möglichst schnell? Kontaktieren Sie mich – und wir erarbeiten gemeinsam eine Onboarding-Strategie, bei der Sie Ihre ganz individuellen Stärken ausspielen können!

Schlagwörter: Onboarding, Remote-Onboarding, Online-Onboarding, C-Levels, virtuelles Onboarding, digitales Onboarding