Personalleiter: Eine einmalige Rolle

Die Aufgaben und Herausforderungen eines Personalleiters bzw. einer Personalleiterin im Mittelstand sind sehr unterschiedlich. Zentral allerdings ist immer das spezielle Vertrauensverhältnis, dass Sie sowohl mit Ihren Mitarbeitern als auch mit Ihrem Chef genießen. In diesem Beitrag lesen Sie,

welche Aufgaben Sie in der Personalleitung klassischerweise haben,
inwiefern Ihre besondere Vertrauensstellung einmalig ist – und was diese auszeichnet,
mit welchem zentralen Dilemma jeder Personalleiter konfrontiert wird,
wie Sie aus der Zwickmühle herausfinden, die mit Ihrer Rolle einhergeht, und
wie Sie einen geeigneten SparringsPartner für Ihren Chef finden.

Aufgaben der Personalleitung

Sie sind Personalverantwortliche(r) in einem mittelständischen Unternehmen. Sie sind mit Herzblut bei der Sache und wollen Ihren Job gut machen. In einem mittelständischen Unternehmen zählt zu einer guten Personalarbeit nicht nur die Abrechnung, es geht um weit mehr. Zu Ihren Aufgaben gehören die vielfältigsten Tätigkeiten: Sie sind von der Personalbedarfsermittlung, der Personalbeschaffung, dem Personaleinsatz, der Personalentwicklung und auch dem Personalabbau für alles verantwortlich. Und – wie wir gleich sehen werden – oftmals noch für einiges mehr.

Personalleiter im Mittelstand – besondere Herausforderung

Als Bindeglied zwischen allen Bereichen und Abteilungen kommt dem Personalleiter bzw. der Personalleiterin eine besondere Schlüsselrolle zu. Im Mittelstand geht ja alles ein wenig mehr „Hands-on“ zu und es menschelt deutlich mehr als in klassischen Konzernstrukturen.

Eine meiner Klientinnen (Personalleiterin in einem 200 Mitarbeiter großen traditionellen Familienunternehmen) formulierte es mal so:

„Ich komme aus der Personalentwicklung eines Konzerns. Ich habe dort viel gelernt, doch manchmal hat es mich einfach gestört, dass ich so viele Konzepte für den Mülleimer geschrieben habe. Ich sah den Sinn nicht mehr. Daraufhin habe ich ganz bewusst in ein mittelständisches Unternehmen gewechselt. Hier kann ich was bewegen, hier macht das Arbeiten Spaß.

Meine Rolle als Personalverantwortliche ist hier eine ganz andere: Ich bin hier so etwas wie die zentrale Anlaufstelle, im Idealfall der ruhende Pol. Ich führe viele Gespräche mit den unterschiedlichsten Personen. Am Anfang war es nicht leicht, doch im Laufe der Zeit habe ich mir eine Vertrauensstellung bei den Mitarbeitern aufgebaut.“

Vertrauensstellung: eine einmalige Rolle

Als Personalverantwortliche erfahren Sie im Laufe der Zeit – quasi aus erster Hand – was, wo und wie im Unternehmen läuft, oder eben auch nicht. Sie entwickeln sich zur ersten Wahl für das „Menschliche“. Oft sind Sie sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihren Chef eine echte Vertraute und Ratgeberin. Damit haben Sie eine der wichtigsten Rollen im Unternehmen. War Ihnen das schon bewusst? Ihre Kernfunktion besteht also gleich aus zwei Aufgaben: Auf der einen Seite sind Sie „Problemlöser“ für die Mitarbeiter. Und auf der anderen Ansprechpartner und „Berater“ Ihres Chefs.

1.) Die Personalleitung als Problemlöser für die Mitarbeiter

Meine Klientin sagte hierzu sehr treffend: „Wenn es irgendwo Probleme gibt, wo es ‚menschelt‘, kommen die Leute auf mich zu und fragen mich um Rat oder wollen manchmal auch einfach nur Dampf ablassen. Das sind Konflikte mit anderen Mitarbeitern, mit Kollegen oder eben auch mal mit dem Chef. In meinem Büro werden dann Entscheidungen, meistens Fehlentscheidungen von anderen kommentiert, oder auch, wenn sich jemand ‚falsch‘ verhalten hat.“

Eins vorweg: Wenn Sie sich diese Vertrauensposition erarbeitet haben, dann ist das eine deutliche Anerkennung für Sie als Person und auch für Sie in Ihrer Funktion. Würde man einem Menschen, dem man nicht traut, persönliche, manchmal auch unangenehme, Dinge erzählen?

Da Sie natürlich auch ein gutes Vertrauensverhältnis zu Ihrem Chef – dem Inhaber oder auch dem angestellten Geschäftsführer – haben, kommt nicht selten der Wunsch: „Mensch, Du kannst doch gut mit dem, kannst Du dem nicht mal sagen, dass...“. Die Erwartungshaltung der Mitarbeiter an Sie: „Mensch, kümmere Dich!“

2.) Der Personalleiter als Ansprechpartner für den Chef

Auf der anderen Seite kommen natürlich nicht nur die Mitarbeiter. Genauso kommt auch der Chef, wie gesagt der Inhaber oder auch der angestellte Geschäftsführer, und schildert Ihnen seine Situation aus seiner Sicht. Er will, dass Sie genügend Leute einstellen und bitte auch die richtigen. Sie sollen für ein gutes Umfeld sorgen, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen und entwickeln können. Als Personalleiter sollen Sie das Geschäft inkl. aller anfallenden Herausforderungen verstehen und die Personalziele an den Geschäftszielen ausrichten.

Darüber hinaus ist auch die Erwartung, dass die Geschäftsleitung „aus erster Hand erfährt, was im Unternehmen läuft“. Nicht selten kommt die Formulierung: „Kannst Du nicht mal...“ Die Geschäftsführung erwartet von Ihnen, „Mensch, sorg dafür, dass es läuft!“

Chefflüsterin – die Sonderrolle

Eine Klientin (Personalleiterin eines 500 Mitarbeiter großen Unternehmens) brachte es mal so auf den Punkt: „Manchmal habe ich den Eindruck: Ich bin die Chefflüsterin für meinen Chef. Es gibt Momente, da finde ich das toll, dass er mir so vertraut. Aber manchmal belastet mich das sehr.

Ich bin in der Rolle der Personalleiterin und meine Aufgabe ist es eben nicht der „Coach meines Chefs zu sein“. Ich bin auch kein Leadership-Coach. Täte ich dies, würde ich meine Rolle überschreiten.“

Eine weitere Klientin formulierte: „Gerne bin ich auch der seelische Mülleimer für meinen Chef. Aber: ich bin eben auch Personalleiterin und muss aus dieser Rolle agieren. Ich kann meinen Chef in fachlichen und inhaltlichen Themen beraten – und tue es auch. Mehr kann, darf und will ich nicht.“

Das zentrale Dilemma eines Personalleiters

Sie kennen so ziemlich alle Seiten, die unterschiedlichsten Beweggründe und Befindlichkeiten. Sie sind Vertrauensperson, Geheimnisträger und manchmal sollen Sie auch die Rolle des „Hofnarren“ übernehmen. (Wikipedia schreibt: Für … Hofnarren galt die Narrenfreiheit, die es ihnen ermöglichte, ungestraft Kritik an den bestehenden Verhältnissen zu üben.)

So manches Mal reflektieren Sie selbst Situationen, die die Geschäftsleitung oder auch die Mitarbeiter nicht reflektieren.

Damit wird das eigentliche Problem deutlich: Von allen Seiten bekommen Sie Wünsche, Sehnsüchte oder auch Ärger mitgeteilt. Sie verstehen ziemlich gut, was in Ihrem Unternehmen gut läuft und eben auch (noch) unrund ist. Sie haben eine Idee, wo im Unternehmen der Hase im Pfeffer liegen könnte. Sie sind Vertraute von vielen unterschiedlichen Zielgruppen. Sie wissen, was die Mitarbeiter bewegt, Sie wissen, was die Führungskräfte bewegt.

Ja, und Sie haben auch eine Vertrauensstellung bei Ihrem Chef. Das ist vielleicht der Unternehmensinhaber oder es sind ein bis mehrere angestellte Geschäftsführer.

So gehen Sie mit der Zwickmühle um

Und Sie? Sie sitzen dazwischen und haben oftmals einen Rollenkonflikt. Denn natürlich haben Sie auch Ihre eigene Meinung und Interessen. Wie gehen Sie also sorgsam mit dieser Vertrauensstellung um? In der Praxis haben sich drei „Rollen“ als wirksam erwiesen, die Sie sich immer wieder vergegenwärtigen sollten. Je nach Situation schlüpfen Sie in eine der drei beschriebenen Rollen.

1.) Sehen Sie sich als Arzt oder Anwalt mit Schweigepflicht

Seien Sie sich darüber bewusst, dass Sie über ein Herrschaftswissen verfügen, was Sie niemals instrumentalisieren dürfen. Sehen Sie sich an dieser Stelle wie ein Arzt oder Anwalt: Sie haben Schweigepflicht. Verletzen Sie diese Grundregel, ist es mit dem Vertrauen von einem auf den anderen Tag dahin. Und das macht es enorm schwierig, Ihren Aufgaben als Personalleiter weiterhin nachzukommen.

2.) Sehen Sie sich als unparteilicher Diplomat

Als Personalleiter / Personalleiterin stehen Sie in der Mitte. Als guter Seismograf nehmen Sie alle Stimmungen auf. Doch Ihre Aufgabe ist es, die Interessen – sowohl von den Mitarbeiter als auch die des Chefs – gleichermaßen zu vertreten. Häufig müssen Sie sogar die Interessen der einen Partei in die „Welt“ der anderen Partei übersetzen. Das erfordert nicht nur eine Menge Fingerspitzengefühl und Diplomatie, sondern auch die Einstellung zur Unparteilichkeit, also Neutralität. Wie kann das gelingen?

Als allererstes, indem Sie sich klar machen, dass Sie keine Partei ergreifen. Sie genießen das Vertrauen der Mitarbeiter und auch der Führungskräfte und des Chefs, allerdings ist es ein „No-Go“ dies gegeneinander auszuspielen. Sie können Interessen vertreten, Lösungen suchen bzw. anbieten und Gesprächsparteien an einen Tisch bringen. Manche Personalleiter sehen sich daher auch manchmal wie eine Kindergärtnerin oder ein Mediator. Immer wieder neutralen Boden zu bewahren ist gar nicht so einfach.

3.) Sehen Sie sich als loyaler Berater und Vertrauter

Unabhängig davon werden Sie in Ihrem Alltag immer wieder in Grenzsituationen kommen. Die schwierigste dabei ist wohl der Umgang mit Ihrem Chef – der Ihnen so vertraut und möchte, dass Sie ihn beraten – und loyal an SEINER Seite stehen.

Nachfolgend finden Sie ein paar Ideen bzw. Impulse, wie Sie mit so einer Situation umgehen können:

Danken Sie für das Vertrauen
Bedanken Sie sich bei Ihrem Chef für das Vertrauen, das er Ihnen entgegenbringt.
Durch diese Vertrauensstellung genießen Sie eine hohe Anerkennung für Sie als Person und auch in Ihrer Rolle. Dies verdient vollen Respekt und Wertschätzung.
Nutzen Sie Ihren Handlungsspielraum
Führungskräfte haben in der Regel zwei Aufträge: einen Umsetzungsauftrag und einen strategischen Gestaltungsauftrag. Je höher sie im Unternehmen angesiedelt sind, um so eher gestalten sie.
Nutzen Sie als Personalleiter Ihre Chance, verschaffen Sie sich Gehör und nehmen Sie guten Einfluss darauf, dass die o.g. Aufträge in einem strukturierten Dialog mit den Führungskräften und der Geschäftsführung stattfinden. Entwickeln Sie diesen Dialog und sorgen Sie dafür, dass sie kontinuierlich stattfinden. In diesem Rahmen können Sie dann auch Ihre Interessen adressieren und durchsetzen.
Beraten Sie Ihren Chef
In der Rolle des Personalleiters/der Personalleiterin sind Ihre Aufgaben vielfältig. Wenn es um die „Personal“-Themen geht, seien Sie die erste Ansprechpartnerin und beraten Ihren Chef umfänglich und erstklassig. Das werden überwiegend inhaltliche Themen sein, manchmal auch strategische.
Setzen Sie Grenzen
Machen Sie Ihrem Chef klar, dass Sie als Personalleiterin für die Belange des GESAMTEN Unternehmens zuständig sind. Sie werden dafür bezahlt, die Interessen ALLER zu vertreten, angefangen von den Mitarbeitern bis zum Geschäftsführer. Sie sind daher gezwungen alle Interessen GLEICHWERTIG zu vertreten.
Als Personalleiter/Personalleiterin sind Sie für alle Themen, die zu Ihrem Aufgabengebiet gehören, verantwortlich. Doch alles, was darüber hinaus geht, übersteigt Ihre Kompetenz (so sehr es eventuell auch Ihrem Ego schmeichelt.) Machen Sie Ihrem Chef Ihr Rollendilemma immer wieder deutlich.
Werden Sie aktiv: Suchen Sie einen SparringsPartner für Ihren Chef
Damit Sie aus dem Rollenkonflikt herauskommen, können Sie ein- bis mehrfache Gespräche mit Ihrem Chef führen. Z.B. können Sie ihm sagen: „Such Dir einen SparringsPartner, such Dir jemanden, der mit dem Unternehmen nichts zu tun hat. Such Dir einen Gleichgesinnten – mit dem Du ganz neutral – und vor allen Dingen auf Augenhöhe sprechen kannst. Mit dem Du über Deine Themen diskutieren kannst – auch eben das Persönliche, Zwischenmenschliche.“
Wenn Sie Glück haben, kommt als Antwort: „Würde ich ja gerne, aber hast Du einen?“
Diese einmalige Chance können Sie nutzen: Sie kennen Ihren Chef sehr gut. Machen Sie sich auf die Suche und finden Sie einen SparringsPartner, der zu Ihrem Chef passen könnte.

Die Suche nach einem geeigneten SparringsPartner für Ihren Chef

Nur wenige Menschen kennen Ihren Chef so gut wie Sie als Personalleiter oder Personalleiterin. Ist Ihr Chef offen für eine professionelle SparringsPartnerschaft, können Sie daher auch am ehesten den idealen Berater finden. Am besten recherchieren Sie 2 – 3 geeignete Kandidaten.

In diesem Sinne ist eine Personalerin mal sehr aufwändig vorgegangen: Sie erstellte eine Excel-Liste mit insgesamt 10 Kriterien und recherchierte ca. 50 Coaches. Die befüllte Excel-Liste brachte zutage, dass von diesen 50 nur noch 10 für den Chef geeignet waren. Mit diesen 10 potenziellen Kandidaten telefonierte sie und führte Vorgespräche. Sie ließ ihr Bauchgefühl entscheiden „Passt der- oder diejenige zu meinem Chef?“. Im Ergebnis stellte sie fest, dass nur noch 3 potenzielle SparringsPartner / Führungskräfte Coaches übrigblieben.

Nun ist der Zeitpunkt gekommen, mit Ihrem Chef ein offenes Gespräch zu führen. Erzählen Sie ihm, dass Sie sich auf die Suche nach einem geeigneten SparringsPartner gemacht haben und schon ein paar Vorschläge parat haben. Zeigen Sie ihm die Profile/Webseiten der ausgewählten Coaches. Der Geschäftsführer muss dann nur noch zum Telefonhörer greifen und das persönliche Gespräch mit dem SparringsPartner suchen, um sich zu entscheiden.

In diesem Sinne haben Sie zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen:

Sie haben Ihren Chef wirklich unterstützt, indem Sie eine externe Vertrauensperson gefunden haben, die für den Geschäftsführer ein echter Gesprächspartner auf Augenhöhe ist. Ein Neutraler – der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist – und den Geschäftsführer unterstützt seine Themen zu diskutieren und geeignete Lösungen und Strategien zu entwickeln.

Sie selbst kommen aus Ihrem Dilemma raus, werden deutlich mehr Zeit für Ihre eigentlichen Personalleiter-Aufgaben gewinnen und wahrscheinlich bald einen Chef haben, der deutlich gelassener und mit mehr Zeit die Unternehmensziele erreicht.

Worauf Sie bei der Wahl eines geeigneten SparringsPartners achten sollten, lesen Sie in diesem Artikel.

Fazit:

Ihre Aufgaben als Personalleiter bzw. Personalleiterin im Mittelstand sind vielfältig und vielschichtig. Insbesondere Ihrer Vertrauensstellung kommt eine besondere Bedeutung zu. Um Ihren Verantwortlichkeiten gut nachkommen zu können, ist es wichtig die Vertraulichkeit zu bewahren und die „Allparteilichkeit“ zu berücksichtigen. Um Ihren Chef in „kniffligen“ Fragen – die nicht inhaltlicher Natur sind – bestmöglich zu beraten und zu unterstützen, suchen Sie ihm einen geeigneten SparringsPartner bzw. Führungskräfte-/Business-Coach.

Sie hören lieber?

Hier geht es zur passenden Folge aus meinem Podcast „Leben an der Spitze“:

Personalleiter im Mittelstand: Aufgaben und Herausforderungen | RAUS AUS DEM HAMSTERRAD #200

Herzliche Grüße

Gudrun Happich

PS: Sie sind Personalleiter und wünschen sich für Ihren Chef einen SparringsPartner auf Augenhöhe – weil Sie diese Rolle unmöglich übernehmen können? Dann kontaktieren Sie mich unter info@galileo-institut.de. Im persönlichen Gespräch finden wir heraus, ob Ihr Chef und ich zusammenpassen.

Bild: NDABCREATIVITY / istockphoto.com