Als Führungskraft mit nicht erfüllbaren Vorgaben umgehen – Teil I

Als Führungskraft mit nicht erfüllbaren Vorgaben umgehen – Teil I
Dieser Eintrag ist Teil 1 von 3 aus der Blogreihe Als Führungskraft mit nicht erfüllbaren Aufgaben umgehen

Vielleicht sind auch Sie schon mit Aufgaben betraut worden, die schwer oder möglichweise sogar gar nicht bewältigbar sind. Im Führungskräfte Coaching werde ich von Klienten oft gefragt, wie sie mit einer solchen Situation umgehen sollen. Viele haben Angst, als Verlierer dazustehen, wenn sie mit ihrem Chef ein offenes Wort reden oder sie befürchten, nicht gut genug zu sein – tatsächlich ist das Ziehen klarer  Grenzen aber unabdingbar. Wie so oft, kommt es auf die richtige Strategie an.

Grundsätzlich lassen sich zwei Konstellationen unterscheiden. Im ersten Fall bahnt sich die Überlastung schleichend an, immer neue Aufgaben bringen irgendwann das Fass zum Überlaufen. Im zweiten Fall präsentiert Ihnen der Vorgesetzte eine Aufgabe, bei der Ihnen sofort klar ist: Das ist nicht machbar. In diesem Blog-Beitrag gehe ich auf Variante 1, im nächsten Dienstags-Blog am 30. April auf Variante 2 ein.

Die Weggabelung erkennen

Im Alltag einer Führungskraft ist es der Normalfall: Das Arbeitspensum wächst so lange, bis irgendwann die Belastungsgrenze erreicht ist. Ich nenne diesen Punkt die Weggabelung, die es zu erkennen gilt. Bei den meisten Menschen weisen körperliche Reaktionen auf diesen Zeitpunkt hin. Bauchschmerzen, Schlaflosigkeit, Kopfweh, Herzrasen – die Symptome sind vielfältig. Gängiger Reflex ist es, diese Symptome zu verdrängen, dann beginnt der Teufelskreis aus Überlastung. Man kann und sollte trainieren, diese Weggabelung wahrzunehmen, denn zu diesem Zeitpunkt gibt es noch wirkungsvolle Handlungsalternativen.

Den anderen Weg einschlagen

Die meisten Menschen vermeiden es „Nein“ zu sagen oder eine Grenze zu ziehen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die meisten Vorgesetzten ein rechtzeitiges, konstruktiv geführtes Gespräch zu schätzen wissen. Immerhin bietet es die Möglichkeit, frühzeitig eine Lösung zu finden. Um das Arbeitspensum im Gespräch mit dem Vorgesetzten erfolgreich auf das Machbare zu reduzieren, sind folgende Aspekte entscheidend:

  • Die Perspektive des Vorgesetzten. Überlegen Sie zunächst, in welcher Situation sich Ihr Vorgesetzter befindet. Vermutlich steht auch er unter großem Druck, muss Ergebnisse vorweisen – und reicht verständlicherweise die Aufgaben an die Mitarbeiter weiter, auf die er sich verlassen kann. Wenn sich etwas ändern soll, müssen also Sie aktiv werden.
  • Der konstruktive Dialog. Suchen Sie nun das Gespräch mit dem Vorgesetzten und sorgen Sie für Klarheit. Machen Sie deutlich, dass das augenblickliche Aufgabenpensum in der geplanten Form nicht realisierbar ist – und machen Sie dann einen Vorschlag. Suchen Sie einen Dialog auf Augenhöhe, denn schließlich sind Sie ja der Profi für die Ihnen übertragenen Aufgaben. Lassen Sie spüren, dass Sie sich für diese Aufgaben auch verantwortlich fühlen, nur die Umsetzung so nicht möglich ist.
  • Die richtigen Prioritäten. Was ist für das Unternehmen und für Ihren Vorgesetzten das höchste Ziel? Um was geht es wirklich? Klären Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten die Prioritäten. Welche Aufgabe hat Vorrang? Überlegen Sie auch, ob Sie eine Aufgabe komplett bearbeiten müssen oder ob es genügt, kleinere, aber entscheidende Teile davon zu übernehmen. Entwickeln Sie mit Ihrem Gegenüber also eine Lösungsstrategie.
  • Effektive Zusammenarbeit. Meistens finden sich bei dem Gespräch auch Möglichkeiten, deutlich effektiver zusammenzuarbeiten. Missverständnisse, die in der Vergangenheit enorm viel Zeit gekostet haben, lassen sich von vornherein vermeiden.

Die Strategie trainieren – und wieder anwenden

Wenn das Gespräch erfolgreich war, sollten Sie noch einmal die zurückliegenden Ereignisse reflektieren. Die Überforderung kommt nämlich wieder. Garantiert. Es kommt darauf an, den Punkt zu erkennen, an dem sie beginnt – um dann erneut das Gespräch mit dem Chef zu suchen.

Da sich die Situation ständig wiederholt, kann man die geschilderte Gegenstrategie bewusst trainieren. Sie bauen so eine Alternative zum Handlungsautomatismus auf.

Ihre Gudrun Happich

 

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