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Ausgangspunkt für Audits und Unternehmenssicherheit zur Gestaltung der Verantwortlichkeiten

Lesen Sie diesen Gastartikel von Dr.-Ing. Klaus-Rainer Müller, Senior Management Consultant bei der ACG Automation Consulting Group GmbH (www.acg-gmbh.de). Der Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.

Je höher die Führungsebene, desto größer sind die Gestaltungsmöglichkeiten. Gleichzeitig nehmen jedoch Verantwortung und Risiken zu. Hieraus resultiert zweierlei: zum einen muss die persönliche Verantwortlichkeit klar geregelt sein. Zum anderen sollte die verantwortliche Führungskraft hinreichend wissen, in welchem Status sich das jeweilige Führungsobjekt befindet.

Die Verantwortungsübernahme für ein Projekt, das unter den gegebenen Rahmenbedingungen absehbar scheitern wird, kann die Gefährdung der Karriere bedeuten. Die Beauftragung zum Compliance-Officers bringt persönliche Risiken mit sich, wie der Bundesgerichtshof in einem Urteil zur Garantenpflicht ausgeführt hat.

Von Führungskräften wird Leadership verlangt: Weitsicht und Urteilsfähigkeit, richtige und schnelle Entscheidungen, Charisma und Vorbildfunktion sowie die Motivation der Mitarbeiter zu Spitzenleistungen. Hiermit einher geht die Fürsorgepflicht für Mitarbeiter, deren Verletzung zur persönlichen Haftung führen kann. Die persönliche Entscheidungskompetenz für Mittel und Ressourcen steht oft nicht im Einklang mit den Erfordernissen. Entscheidungsvorlagen mit anschließend gut dokumentierten Entscheidungen können hier Risiken mindern.

Wer schließlich die Position eines Geschäftsführers erklommen hat, muss „in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes“ (§ 43 GmbHG) anwenden. Bei einer Verletzung seiner Obliegenheiten haftet er. Dieses Risiko steigt bei mehreren Geschäftsführern, die nun „solidarisch für den entstandenen Schaden“ haften und somit für das Handeln ihrer Geschäftsführerkollegen einstehen. Wichtige administrative Verantwortlichkeiten in der Geschäftsführung sind die Ordnungs­mäßigkeit der Buchführung und die Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Hinzu kommt die Verantwortung für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit sowie für den Datenschutz.

Deutlich schärfere Regelungen treffen Vorstandsmitglieder. Sie haben „die Sorgfalt eines ordentlichen“ und zudem „gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden“ und haften, wenn sie „ihre Pflichten verletzen“. Zusätzlich ergibt sich für Vorstandsmitglieder aus der Beweislastumkehr eine deutliche Risikoverschärfung: sie selbst müssen beweisen, dass sie keine Pflichtverletzung begangen haben. Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit sind somit wichtige Themen. Doch helfen sie dem Verantwortlichen nur, wenn sie die Einhaltung seiner Pflichten belegen. Aber was sind die Pflichten eines Geschäftsleiters?

Im deutschen Rechtskreis gilt es, den satzungsmäßigen Unternehmenszweck einzuhalten, „auf der Grundlage angemessener Information zum Wohle der Gesellschaft zu handeln“ und Organisationsverschulden zu vermeiden. Zu den Organisationspflichten gehören die sorgfältige Auswahl des Personals sowie deren Anleitung und Kontrolle. Die Einhaltung insbesondere gesetzlicher und aufsichtsbehördlicher Vorgaben, d. h. die Compliance, ist ein weiterer Verantwortungsbereich. Compliance beinhaltet das Risikomanagement und damit die Sicherheit und Handlungsfähigkeit des Unternehmens – auch in Notfällen.

In Kenntnis dieser Risiken verschaffen sich erfahrene Führungskräfte einen Überblick, bevor sie eine neue Aufgabe übernehmen, und erheben regelmäßig den aktuellen Stand der verantworteten Aufgabenbereiche. Ein übliches Mittel hierfür sind Audits. Diese können den Status z. B. eines Projektes, des Sicherheitsmanagements oder der Notfallvorsorge ermitteln. Aus Audits oder Quick-Checks resultieren maßgeschneiderte und priorisierte Handlungsempfehlungen – auf Kundenwunsch mit Roadmap – die den Weg zu fundierten und zielgerichteten Entscheidungen weisen. Audits, mit denen das mittlere und oberste Management die Unternehmensberatung ACG GmbH, beauftragten, zeigen, dass Unternehmen durch den Einbezug erfahrener Berater mit spezifischem Know-how ihre Risiken zielorientiert steuern wollen.

Sowohl im Bereich des Sicherheitsmanagements als auch der Notfallvorsorge, genauer des Kontinuitätsmanagements, ergeben sich bei Unternehmen oft Optimierungsnotwendigkeiten, zumal da diese Themen eng miteinander verzahnt sein müssen. Wer Verantwortung für diese Themen, oder auch für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, trägt, sollte seine persönlichen Risiken kennen und Organisationsverschulden vermeiden. Transparenz über den Verantwortungsbereich und die vorhandenen Regeln sowie die Kenntnis des Status gegenüber dem Stand der Technik, sind hierbei elementare Bausteine.

In einer Zeit, in der ohne IT in den meisten Unternehmen Stillstand herrscht, sind gerade die Themen Sicherheit, Geschäftsfortführungsfähigkeit und Erhalt der Handlungsfähigkeit sowohl für das Unternehmen als auch für die verantwortlichen Führungskräfte existenzbestimmende Themen, die eine besondere Aufmerksamkeit der Verantwortlichen verdienen.

Executive-Coach Gudrun Happich schreibt auch bei